Ab 2025: Unternehmen müssen elektronische Kassensysteme beim Finanzamt melden
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Kassensysteme bei den Finanzbehörden zu melden. Diese Maßnahme basiert auf dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ und soll Steuerhinterziehung vorbeugen.
1. Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Meldepflicht gilt für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen nutzen – unabhängig davon, ob diese gekauft, gemietet oder geleast wurden. Dazu gehören insbesondere
- Elektronische und computergestützte Kassensysteme
- Tablet- oder App-Kassensysteme
- Waagen mit Kassenfunktion
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse
- Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
- Die Verantwortung für die Meldung liegt beim Betriebsinhaber, resp. Geschäftsführer. Dieser kann auch eine bevollmächtigte Person damit beauftragen.
2. Wie wird die Meldung umgesetzt?
Die Meldung an das Finanzamt erfolgt ausschließlich elektronisch über:
- Direkte Eingabe in „Mein ELSTER“; www.elster.de; „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)
- Upload einer XML-Datei in „Mein ELSTER“, bspw. mithilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware erstellt
- Übertragung mittels ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client)
Für eine Direkteingabe in „Mein-ELSTER“ stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) eine Ausfüllanleitung zur Verfügung.
Meldungen über papiergebundene Formulare oder PDF-Dokumente sind nicht möglich.
3. Welche Informationen müssen übermittelt werden?
Unternehmen müssen folgende Angaben übermitteln:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art des Kassensystems
- Seriennummer
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Datum der Anschaffung/Inbetriebnahme
- Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)
4. Fristen und Übergangsregelungen
Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die ohne TSE betrieben werden, müssen spätestens bis zum 31. Dezember 2025 umgerüstet oder außer Betrieb genommen werden.
5. Konsequenzen bei Nichtmeldung
Unternehmen, die ihrer Meldepflicht nicht nachkommen, riskieren Bußgelder nach § 379 AO. Die Höhe der Strafen kann je nach Verstoß variieren.